POS electrónico o factura: cuál emitir
La Resolución 000227 de 2025 de la DIAN reúne las reglas de los documentos electrónicos. En el día a día de un restaurante se usan dos:
| POS electrónico | Factura electrónica | |
|---|---|---|
| Cuándo | La venta normal, a consumidor final. | Cuando el cliente la pide a su nombre, por ejemplo para su empresa. |
| Datos del cliente | No hacen falta. | Tipo y número de documento, nombre o razón social y correo. |
| Código único | CUDE | CUFE |
| Cómo le llega | La tirilla con el QR. | La tirilla y el PDF por correo o WhatsApp. |
| Para anularlo | Nota de ajuste. | Nota crédito. |
Cada restaurante decide qué factura: todas las ventas, solo las de ciertos medios de pago o solo cuando el cliente lo pide. Esa decisión, y el régimen de tu negocio, conviene hablarla con tu contador.
Lo que necesitas para empezar
- Tus datos fiscales al día: el RUT con la responsabilidad de facturar, la razón social y la dirección como aparecen ahí.
- Firma digital: la emite una entidad certificadora a nombre del representante legal; con ella se firma cada documento.
- Numeración de la DIAN: se pide en el portal de la DIAN con el formulario 1876, eligiendo a tu proveedor tecnológico, y queda una resolución con el prefijo y el rango de números.
- La prueba de habilitación: se mandan documentos de prueba y, cuando la DIAN los acepta, ya puedes facturar de verdad.
Qué pasa al cobrar
Al cobrar la mesa o el mostrador, eliges consumidor final o factura a nombre del cliente. El sistema arma el documento con los productos, los impuestos, el descuento y la propina, lo firma y lo manda a la DIAN. Cuando la DIAN lo acepta, la tirilla sale con el CUFE o el CUDE, el QR y la leyenda de representación gráfica.
En los domicilios lo práctico es facturar al entregar el pedido: si el cliente cambia algo antes, no hace falta anular nada.
Anular, devolver o corregir
- Reabrir o anular una venta facturada: sale la nota crédito (factura) o la nota de ajuste (POS) por el total, y la venta se puede volver a facturar.
- Devolver un producto: la nota va solo por lo devuelto.
- Un documento rechazado: se corrige el dato y se vuelve a mandar con el mismo número, sin gastar otro.
Cuando se va el internet
Sin conexión no se puede esperar la respuesta de la DIAN, pero la venta no se puede frenar. Para eso existe la contingencia: se factura con una numeración reservada para ese caso, se entrega la tirilla al cliente y los documentos se transmiten apenas vuelve la conexión, dentro del plazo que fija la DIAN.
Lo que necesita tu contador
Cada mes, la lista de documentos con su estado y el XML de cada documento aceptado (el AttachedDocument, que es el que vale ante la DIAN). Con eso cuadra la contabilidad y las declaraciones sin pedirte tirillas sueltas. Si además usas el punto de venta para la caja, los totales del cierre coinciden con lo facturado.
